Latinpay es una empresa de servicios financieros que facilita los pagos a micro y pequeñas empresas en Perú. Latinpay logra esto dándole la opción a sus clientes de cobrar de una manera mucho más fácil y rápida desde la banca móvil, sin invertir en equipos caros o retrasarse con implementaciones tediosas.

Julio Mejías, actualmente CEO de Latinpay, nos cuenta cómo ha sido su experiencia con el correo electrónico certificado de Lleida.net y los beneficios ha traído su empresa.

Retos previos al Correo Electrónico Certificado

¿Cómo trabajabais antes de usar el correo electrónico certificado?

Antes de utilizar el servicio del correo electrónico certificado lo que sucedía es que no teníamos una forma de demostrar que efectivamente si se había entregado a un correo y sobre todo tener una prueba fehaciente.

La única forma era hacerlo vía notarial, pero era muy tedioso…

¿Qué tipo de solución estabais buscando?

La solución que buscábamos básicamente era una que nos facilite el flujo de notificación. Podía ser una notificación física o virtual, pero tenía que otorgarnos la legalidad necesaria que se requería.

El proceso de incorporación del Correo Electrónico Certificado

¿Qué procesos cambiaron cuando empezasteis a utilizar el correo electrónico certificado?

El proceso que cambiamos dentro de la empresa luego implementar el servicio del correo electrónico certificado, es que ya no tenemos que hacer la notificación física, todo es en línea, nos ahorra bastante tiempo y sobre todo los certificados los podemos almacenar por mucho tiempo.

¿Qué es lo que más te gusta del correo electrónico certificado?

¡Lo que más me gusta del correo electrónico certificado es básicamente la simplicidad! 

Simplemente, hay que colocar una copia al email certificador, ¡y listo!, no hay que hacer tantos pasos… O hay que instalarse alguna extensión… o algo por el estilo. 

Es muy muy simple.

Simplificación de procesos y reducción de tiempo y costes

¿Viste resultados rápidos?

Sí, vi resultados rápidos y cumplió con nuestras expectativas, debido a que prácticamente el documento que emite contiene todo lo necesario y es válido ante tanto cualquier entidad y nos sirve para demostrar que realmente cumplimos con la debida diligencia.

¿En qué os ha beneficiado?

Básicamente en lo que nos ha ayudado o beneficiado es en simplificar los procesos.

Anteriormente, teníamos que realizar todo este proceso de manera manual y presencial. Nos ha simplificado muchísimo en tanto en tiempo y en procesos en general.

Los resultados concretos y que obtuvimos en primera instancia, es reducción, la reducción del tiempo y reducción de costes. 

Los costes se han reducido hasta en un 80 % 

Y en cuanto al uso, nuestro personal se siente mucho más tranquilo de solo copiar y colocar un correo electrónico certificador. No tener que realizar nuevamente el proceso de edición del correo con copia a alguien… u obtener una copia del documento impreso, sellarlo, firmarlo, pasar de una firma otra firma, etc.

¡Nos simplifica bastante la vida!

Con servicio del correo electrónico certificado, copiamos al correo certificado y ya está, ¡no tenemos nada más que hacer!

Tenemos la prueba y que hemos realizado la debida diligencia, y ante una eventual contingencia tenemos cómo cubrirlo.

¿Lo recomendarías?

Sí recomendaría el servicio. Lo recomendaría a básicamente a empresas de todos los sectores que busquen simplificar los procesos de notificación o algo por el estilo. Empresas que busquen simplemente no guarda tanto papel y que sobre todo las notificaciones que se realicen sean tiene una validez legal y los protejan ante cualquier contingencia.

La recuperación del IVA en facturas impagadas es un proceso importante para cualquier empresa que quiera maximizar sus ingresos. También es un proceso cada vez más complicado, con regulaciones que cambian constantemente y requisitos que son cada vez más estrictos. En esta guía, se explicará todo lo que necesitas saber sobre cómo recuperar el IVA de impagos y facturas impagadas para asegurarte de que no pierdes dinero que te corresponde y algunas novedades importantes que se han introducido en la Ley de presupuestos para el 2023 sobre el proceso de recuperación del importe del Impuesto del Valor Añadido para aquellas facturas impagadas.

La reducción del importe para reclamar la devolución del IVA

Recientemente, se ha reducido la cantidad de IVA que se puede recuperar en facturas impagadas, lo que significa que es más importante que nunca tener un buen sistema en su lugar para reclamar el IVA. Actualmente, el importe mínimo para reclamar la devolución del IVA es de 50 euros. Anteriormente, el importe mínimo era de 400 euros. Esto significa que, para las facturas impagadas de cantidades menores a 50 euros, no se puede reclamar la devolución del IVA.

Esta reducción en el importe mínimo para reclamar la devolución del IVA significa que es aún más importante que tengas un buen sistema para reclamar la devolución del IVA de facturas impagadas. Si no tienes un sistema en su lugar, es posible que pierdas dinero que te corresponde.

Requisitos para recuperar el IVA en facturas impagadas

La Agencia Tributaria establece como condición primordial para las pequeñas empresas y autónomos, que la factura haya sido emitida al cliente y el pago hubiera vencido, permaneciendo está impaga durante un lapso superior a seis meses desde el momento en que se generó el impuesto, es decir, cuando tuvo lugar la transacción.

Si la factura aún no se ha vencido, no se puede recuperar el IVA. También es importante recordar que solo se puede recuperar el IVA si la factura se ha emitido correctamente, lo que significa que todos los requisitos de facturación se han cumplido.

Cómo recuperar el IVA en facturas impagadas

Una vez que se hayan cumplido los requisitos necesarios, puedes comenzar el proceso de recuperación del IVA en facturas impagadas. 

El primer paso es enviar una reclamación al cliente que no ha pagado la factura. Esta carta debe incluir los detalles de la factura, el importe total impagado y el IVA que se está reclamando.

Hasta ahora era necesario que, entre otros requisitos temporales y administrativos, que la empresa hubiese instado su cobro mediante reclamación judicial o mediante requerimiento notarial, pero ahora también se permite que sea por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación del cobro.

Es en este punto donde Lleida.net puede ayudarte con la solución de notificaciones electrónicas certificadas. Lleida.net, como primera operadora certificadora en España, dispone de un amplio abanico de servicios en los que interviene como prestador de servicios de confianza acorde con el Reglamento Europeo de Identificación Electrónica y Servicios de confianza (eIDAS).

En el supuesto que nos ocupa, y con la finalidad de reclamar de forma fehaciente el pago de una factura, dispones de los siguientes métodos:

• SMS Certificado:  comunicación mediante SMS
• Correo electrónico certificado: comunicación mediante correo electrónico 
• Openum: plataforma de envío de documentos con acreditación de acceso a su contenido
• Openum eIDAS: plataforma de envío de documentos con acreditación de acceso a su contenido y por parte de su destinatario mediante certificado digital

En todos ellos, Lleida.net emite una evidencia en soporte PDF en la que se relacionan los eventos detallados que acreditan que la reclamación ha sido efectuada. La evidencia que emite Lleida.net es un documento electrónico sobre el cual no se podrá negar los efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procesos administrativos y judiciales.

Si el cliente no responde a la reclamación, lo más probable es que necesites tomar medidas legales para recuperar el IVA. Esto implica presentar una demanda en el juzgado competente. En algunos casos, también puede ser necesario contratar un abogado para representar a su empresa en el juicio.

¿Cómo saber el plazo de una factura?

Es importante conocer el plazo para reclamar la devolución del IVA de una factura. En algunos casos, el plazo puede ser de cuatro años, como en España, mientras que en otros países puede ser diferente. Para saber el plazo para reclamar la devolución del IVA de una factura certificada, es necesario consultar la legislación fiscal correspondiente.

También es importante tener en cuenta que el plazo para reclamar la devolución del IVA comienza a partir de la fecha de vencimiento de la factura. Esto significa que, si la factura se venció el 1 de enero de 2019, el plazo para reclamar la devolución del IVA finaliza el 1 de enero de 2023.

Conclusiones: La importancia de actuar en las facturas impagadas y la recuperación del IVA

La recuperación del IVA en facturas impagadas es un proceso importante para cualquier empresa que quiera maximizar sus ingresos. Es importante tener un buen sistema en su lugar para asegurarse de que se recuperan todos los importes correspondientes. También es importante que tengas en cuenta las consideraciones legales y fiscales al recuperar el IVA en facturas impagadas.

Ahora lo tienes más fácil para la recuperación del IVA con los servicios de Lleida.net, puesto que te permite ahorrar costes por cuanto la media de precio para cada comunicación certificada de Lleida.net no supera el importe de 1 euro.

Lleida.net además es prestador cualificado de servicios de confianza, lo que implica una supervisión constante por parte de los organismos reguladores que se superan año a año, garantizando calidad y seguridad en la prestación de los servicios.

¿Te atreves a probarlo con nosotros?

Suntropy es una startup tecnológica fundada en 2021 que tiene como objetivo acompañar a las empresas de energía solar para que puedan ofrecer una experiencia digital de venta a su cliente. Dentro del sector, la principal necesidad que resuelven es el análisis de viabilidad técnica y económica de proyectos de energía solar, tanto en el ámbito residencial como industrial y de forma ágil.

Gracias a Lleida.net han podido automatizar el proceso de confección del presupuesto del documento a firmar. Mediante su plataforma y Click & Sign, digitalizan todo el proceso de firma de documentación con una integración total y trazabilidad de la información. De esta forma, puede tener todos los documentos integrados en su plataforma, tanto el documento firmado como el estudio de autoconsumo.

Pablo Sánchez, CEO y uno de los fundadores de Suntropy, nos cuenta cuáles fueron las necesidades de encontrar una solución como Click & Sign, si el servicio cumple con sus expectativas y cómo les ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Desafío

¿Qué necesidades os llevaron a contar con esta solución?

Las empresas con las que trabajábamos, los clientes y usuarios de Suntropy, una vez completaban el proceso comercial y querían cerrar una venta, tenían que realizar un proceso manual de firma de esos contratos y de esos acuerdos con sus clientes.

También, vemos que hay un perfil de cliente, es decir, la persona o empresa que ha comprado una instalación fotovoltaica de avanzada edad, tiene dificultades a la hora de, por ejemplo, imprimir un documento para luego firmarlo, escanearlo y enviarlo. Entonces, vimos la firma digital como una solución que podía agilizar todo este proceso, a la vez que ayudaba a las empresas de energía solar a digitalizar y tener mayor trazabilidad de todos los procesos burocráticos y administrativos.

Solución

¿Qué hizo que nuestro servicio destacara frente a otras soluciones del mercado?

Lo que principalmente nos ayudó a decantarnos por Lleida.net es el trato del equipo. La experiencia fue muy buena, ya que nos pusieron muchas facilidades, teniendo en cuenta que somos una empresa que acaba de empezar y que estamos todavía dando nuestros primeros pasos, como quien dice.

Con el servicio de firma digital de Click & Sign, el tiempo se reduce prácticamente en un 50 %, ya que todo el proceso está totalmente automatizado y se agilizan los procesos de venta.

Pablo Sánchez, CEO de Suntropy

¿Qué fue lo más importante para vosotros a la hora de evaluar diferentes opciones?

La facilidad en la implementación técnica. Hemos implementado este producto dentro de nuestra solución y, por esta razón, buscábamos un sistema que fuese de buena calidad en cuanto al servicio y el funcionamiento, pero que a la vez fuese fácil de implementar dentro de nuestra arquitectura y dentro de nuestro producto de software.

Implementación

¿Cuánto tiempo tardó en empezar a funcionar Click & Sign en Suntropy?

Desde que empezamos a hacer las primeras pruebas hasta que el primer cliente empezó a utilizar el servicio de Click & Sign a través de Suntropy, estimo que fueron unas tres, cuatro semanas aproximadamente entre verificar que todo funcionaba correctamente, configuraciones, etcétera.

¿Cómo funciona la solución para vosotros?

El usuario completa o genera ese contrato de forma automatizada en nuestra plataforma y luego Click & Sign lo envía al destinatario para que lo firme electrónicamente. De esta forma están todos los documentos integrados en nuestra plataforma, tanto lo que es el documento firmado como el estudio de autoconsumo, el proyecto de autoconsumo al que pertenece.

¿Hay algún aspecto en particular del servicio de Click & Sign que destacarías en particular?

La robustez del servicio y la sencillez de ponerlo en marcha, que para nosotros la agilidad, sobre todo, es muy importante cuando entra un cliente nuevo.

Métricas de éxito y Recomendaciones

Es un servicio muy sencillo que cumple lo que promete, con un precio y coste competitivo.

Pablo Sánchez, CEO de Suntropy

¿Cómo están reaccionando vuestros clientes con este cambio?

La verdad que muy bien. En este sector aún hay muchos retos en cuanto a digitalización, pero aquellos que ven o prueban todo el tiempo que les ahorra y cómo agiliza los procesos, enseguida se suben al carro y acaban adoptando la solución.

¿Cómo han mejorado las ventajas competitivas de Suntropy?

Suntropy se ha convertido en una solución más completa, evidentemente, y además ofrecemos un servicio de valor añadido de integración, ya que realizar o utilizar un proceso de firma digital es algo que cualquiera de nuestros usuarios podría hacer de forma independiente. Ahora, con el servicio de firma digital de Click & Sign, el tiempo se reduce prácticamente a un 50%, ya que todo el proceso está totalmente automatizado.

La implementación de Click & Sign fue muy fácil. La documentación es muy clara, el equipo de soporte nos ayudó cuando tuvimos alguna duda y la integración de este servicio en nuestro producto prácticamente fue cuestión de días o semanas.

Pablo Sánchez, CEO de Suntropy

Finalmente, ¿recomendarías el servicio?

Recomendaría el servicio a startups tecnológicas que están empezando ahora, que necesiten una solución ágil para implementar en su producto de firma digital. En este caso, Click & Sign te lo pone muy fácil, es fácil de integrar, servicio de soporte a tu disposición y la verdad que es la solución ideal para empezar en este tipo de cosas.

Conclusión

En conclusión, Suntropy ha podido digitalizar y automatizar todo el proceso de firma de documentación con una integración total y con trazabilidad de la información. Gracias a Click & Sign, se han convertido en una solución más completa, ahorrando tiempo y agilizando el proceso de venta.