Latinpay és una empresa de serveis financers que facilita els pagaments a micro i a petites empreses al Perú. Latinpay facilita als seus clients cobrar d'una manera molt més fàcil i ràpida des de la banca mòbil, sense invertir en equips cars o endarrerir-se amb implementacions llarguíssimes.

Julio Mejías, actualment CEO de Latinpay, ens explica com ha estat la seva experiència amb el correu electrònic certificat de Lleida.net i els beneficis que ha portat a la seva empresa.

Reptes previs al Correu electrònic certificat

Com treballàveu abans de fer servir el Correu electrònic certificat?

Abans d'utilitzar el servei del Correu electrònic certificat el que passava és que no teníem una manera de demostrar que efectivament s'havia lliurat un correu i, sobretot, no teníem una prova fefaent.

L'única manera era fer-ho via notarial, però era molt farragós…

Quin tipus de solució estàveu buscant?

La solució que buscàvem bàsicament era una que ens facilités un flux de notificació. Podia ser una notificació física o virtual, però ens havia d'atorgar la legalitat necessària que es requeria.

El procés d'incorporació del Correu electrònic certificat

Quins processos van canviar quan vau començar a fer servir el Correu electrònic certificat?

El procés que canviem dins de l'empresa després d'implementar el vostre servei és que ja no hem de fer la notificació física, tot és en línia, ens estalvia força temps i sobretot els certificats els podem emmagatzemar durant molt temps.

Què és el que més t'agrada del Correu electrònic certificat?

El que m'agrada més del correu electrònic certificat és la simplicitat! Només cal posar en còpia l'adreça certificadora, i ja està! No cal fer molts passos, ni cal instal·lar cap extensió ni res per l'estil. És molt simple!

Simplificació de processos i reducció de temps i costos

Vau veure els resultats aviat?

Sí, els vam veure ràpidament i van complir amb les nostres expectatives, ja que pràcticament el document que emet conté tot el necessari i és vàlid davant qualsevol entitat, i ens serveix per demostrar que realment complim amb la deguda diligència.

En què us ha beneficiat?

Bàsicament en allò que ens ha ajudat o beneficiat és a simplificar els processos. Anteriorment, havíem de fer tot aquest procés de manera manual i presencial. Ens ha simplificat moltíssim tant en temps com en processos en general.

Els resultats concrets i que vam obtenir en primera instància és reducció: reducció del temps i reducció de costos.

Els costos s'han reduït fins a un 80%

I pel que fa a l'ús, el nostre personal se sent molt més tranquil de només posar un correu electrònic certificador al camp còpia. No haver de fer novament el procés d'edició del correu amb còpia a algú… o aconseguir una còpia del document imprès, segellar-lo, signar-lo, passar d'una signatura a una altra, etc.

Ens simplifica força la vida! Amb el correu electrònic certificat, posem l'adreça certificadora al camp còpia i ja està, no tenim res més a fer! Tenim la prova i que hem realitzat la deguda diligència, i davant d'una eventual contingència tenim com cobrir-ho.

Ho recomanaries?

Sí, recomanaria el servei. Ho recomanaria bàsicament a empreses de tots els sectors que busquin simplificar els processos de notificació o alguna cosa per l'estil. Empreses que busquin simplement no guardar tant paper i que sobretot les notificacions que es facin tinguin validesa legal i els protegeixin davant de qualsevol contingència.

La recuperació de l’IVA en factures impagades és un procés important per qualsevol empresa que vulgui maximitzar els seus ingressos. També és un procés cada vegada més complicat, amb regulacions que canvien constantment i requisits que són cada vegada més estrictes. En aquesta guia, s’explicarà tot el que es necessita saber sobre com recuperar l’IVA d’impagament i factures impagades per assegurar-se que no perd diners que li corresponen i algunes novetats importants que s’han introduït en la Llei de pressuposts pel 2023 sobre el procés de recuperació de l’import de l’Impost del Valor Afegit per aquelles factures impagades.

La reducció de l'import per reclamar la devolució de l'IVA

Recentment, s’ha reduït la quantitat d’IVA que es pot recuperar en factures impagades, el que significa que és més important que mai tenir un bon sistema en el seu lloc per reclamar l’IVA. Actualment, l’import mínim per reclamar la devolució de l’IVA és de 50 euros. Anteriorment, l’import mínim era de 400 euros. Això significa que, per les factures impagades de quantitats menors a 50 euros, no es pot reclamar la devolució de l’IVA.

Aquesta reducció en l’import mínim per reclamar la devolució de l’IVA significa que és encara més important que tinguis un bon sistema per reclamar la devolució de l’IVA de factures impagades. Si no tens un sistema en el seu lloc, és possible que perdis diners que et corresponen.

Requisits per recuperar l'IVA en factures impagades

L’Agència Tributària estableix com a condició primordial per les petites empreses i autònoms, que la factura hagi sigut emesa al client i el pagament hagi vençut, romanent com a impagada durant un període superior a sis mesos des del moment en que es va generar l’impost, és a dir, quan va tenir lloc la transacció.

Si la factura encara no s’ha vençut, no es pot recuperar l’IVA. També és important recordar que només es pot recuperar l’IVA si la factura s’ha emès correctament, el que significa que tots els requisits de facturació s’han complit.

Com recuperar l'IVA en factures impagades

Una vegada que s'hagin complit els requisits necessaris, es pot començar el procés de recuperació de l'IVA en factures impagades.

El primer pas és enviar una reclamació al client que no ha pagat la factura. Aquesta carta ha d'incloure els detalls de la factura, l'import total impagat i l'IVA que s'està reclamant.

Fins ara era necessari que, entre altres requisits temporals i administratius, que l'empresa hagués instat el seu cobrament mitjançant reclamació judicial o mitjançant requeriment notarial, però ara també es permet que sigui per qualsevol altre mitjà que acrediti fefaentment la reclamació del cobrament.

En aquest punt és on Lleida.net pot ajudar-te amb la solució de notificacions electròniques certificades. Lleida.net, com a primera operadora certificadors a Espanya, disposa d'un ampli ventall de serveis en els quals intervé com a prestador de serveis de confiança, acord amb el Reglament Europeu d'Identificació Electrònica i Serveis de confiança (eIDAS).

En el suposat que ens ocupa, i amb la finalitat de reclamar de forma fefaent el pagament d'una factura, disposes dels següents mètodes:

• SMS Certificat: comunicació mitjançant SMS
• Correu electrònic certificat: comunicació mitjançant correu electrònic
• Openum: plataforma d'enviament de documents amb acreditació d'accés al seu contingut
• Openum eIDAS: plataforma d'enviament de documents amb acreditació d'accés al seu contingut i per part del seu destinatari mitjançant certificat digital.

En tots ells, Lleida.net emet una evidència en suport PDF en la que es relacionen els esdeveniments detallats que acrediten que la reclamació ha sigut efectuada. L'evidència que emet Lleida.net és un document electrònic sobre el qual no es podrà negar els efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en processos administratius i judicials.

Si el client no respon a la reclamació, el més probable és que necessitis prendre mesures legals per recuperar l'IVA. Això implica presentar una demanda en el jutjat competent. En alguns casos, també pot ser necessari contractar un advocat per representar a la seva empresa en el negoci.

Com saber el termini d'una factura?

És important conèixer el termini per reclamar la devolució de l'IVA d'una factura. En alguns casos, el termini pot ser de quatre anys, com a Espanya, mentre que en altres països pot ser diferent. Per saber el termini per reclamar la devolució de l'IVA d'una factura certificada, és necessari consultar la legislació fiscal corresponent.

També és important tenir en compte que el termini per reclamar la devolució de l'IVA comença a partir de la data de venciment de la factura. Això significa que, si la factura es va vèncer l'1 de gener de 2019, el termini per reclamar la devolució de l'IVA finalitza l'1 de gener de 2023.

Conclusions: La importància d'actuar amb les factures impagades i la recuperació de l'IVA

La recuperació de l'IVA en factures impagades és un procés important per qualsevol empresa que vulgui maximitzar els seus ingressos. És important tenir un bon sistema en el seu lloc per assegurar-se que es recuperen tots els imports corresponents. També és important que tinguis en compte les consideracions legals i fiscals al recuperar l'IVA en factures impagades.

Ara ho tens més fàcil per la recuperació de l'IVA amb els serveis de Lleida.net, ja que li permeten estalviar costos per quan la mitjana de preu per cada comunicació certificada de Lleida.net no supera l'import d'1 euro.

Lleida.net a més és prestador qualificat de serveis de confiança, el que implica una supervisió constant per part dels organismes reguladors que se superen any a any, garantint qualitat i seguretat en la prestació dels serveis

T’atreveixes a provar-ho amb nosaltres?

Suntropy és una startup tecnològica fundada el 2021 que té com a objectiu acompanyar les empreses d'energia solar perquè puguin oferir una experiència digital de venda al client. Dins del sector, la necessitat principal que resolen és l'anàlisi de viabilitat tècnica i econòmica de projectes d'energia solar, tant en l'àmbit residencial com industrial, de forma àgil.

Gràcies a Lleida.net han pogut automatitzar la creació del document amb el pressupost a signar. Mitjançant la seva plataforma i Click & Sign, digitalitzen tot el procés de signatura de la documentació mitjançant una integració que permet la traçabilitat total de la informació. D'aquesta manera, poden tenir tots els documents integrats a la seva plataforma, tant el document signat com l'estudi d'autoconsum.

Pablo Sánchez, CEO i un dels fundadors de Suntropy, ens explica quines van ser les necessitats de trobar una solució com Click & Sign, si el servei compleix les seves expectatives i com els ajuda a estalviar temps i augmentar la productivitat.

Desafiament

Quines necessitats us van fer buscar aquesta solució?

Les empreses amb què treballàvem, els clients i usuaris de Suntropy, un cop completaven el procés comercial i volien tancar una venda, havien de fer un procés manual de signatura d'aquests contractes i d'aquests acords amb els seus clients.

També veiem que hi ha un perfil de client, és a dir, la persona o empresa que ha comprat una instal·lació fotovoltaica d'edat avançada, que té dificultats a l'hora de, per exemple, imprimir un document per signar-lo, escanejar-lo i enviar-lo. Aleshores, vam veure la signatura digital com una solució que podia agilitzar tot aquest procés, alhora que ajudava les empreses d'energia solar a digitalitzar i tenir més traçabilitat de tots els processos burocràtics i administratius.

Solució

Què va fer que el nostre servei destaqués davant d'altres solucions del mercat?

El que ens va ajudar principalment a decantar-nos per Lleida.net és el tracte de l'equip. L'experiència va ser molt bona, ja que ens van posar moltes facilitats, tenint en compte que som una empresa que acaba de començar i que estem encara fent els nostres primers passos, com qui diu.

Amb el servei de signatura digital de Click & Sign, el temps es redueix pràcticament un 50%, ja que tot el procés està totalment automatitzat i s'agiliten els processos de venda.

Pablo Sánchez, CEO de Suntropy

Què va ser el més important per vosaltres a l'hora d'avaluar diferents opcions?

La facilitat en la implementació tècnica. Hem implementat aquest producte dins de la nostra solució i, per aquesta raó, buscàvem un sistema que fos de bona qualitat quant al servei i el funcionament, però que alhora fos fàcil d'implementar dins de la nostra arquitectura i dins del nostre producte de programari.

Implementació

Quant de temps va trigar a funcionar Click & Sign a Suntropy?

Des que vam començar a fer les primeres proves fins que el primer client va començar a utilitzar el servei de Click & Sign a través de Suntropy, van passar unes tres o quatre setmanes aproximadament, entre verificar que tot funcionava correctament, configuracions, etcètera.

Quin és el procés de treball vostre amb Click & Sign?

L'usuari completa o genera el contracte de forma automatitzada a la nostra plataforma i després Click & Sign l'envia al destinatari perquè el signi electrònicament. D'aquesta manera hi ha tots els documents integrats a la nostra plataforma, tant el document signat com l'estudi d'autoconsum, el projecte d'autoconsum al què pertany.

Hi ha algun aspecte particular del servei de Click & Sign que destacaries en particular?

La robustesa del servei i la senzillesa de posar-lo en marxa, que per a nosaltres l'agilitat, sobretot, és molt important quan hi entra un client nou.

Mètriques d'èxit i recomanacions

És un servei molt senzill que compleix allò que promet, a preu i cost competitius.

Pablo Sánchez, CEO de Suntropy

Com reaccionen els vostres clients a aquest canvi?

La veritat que molt bé. En aquest sector encara hi ha molts reptes quant a digitalització, però aquells que veuen o proven tot el temps que els estalvia i com agilitza els processos, de seguida acaben adoptant la solució.

Com han millorat els avantatges competitius de Suntropy?

Suntropy s'ha convertit en una solució més completa, evidentment, i a més oferim un servei de valor afegit d'integració, ja que fer o utilitzar un procés de signatura digital és una cosa que qualsevol dels nostres usuaris podria fer de forma independent. Ara, amb el servei de firma digital de Click & Sign, el temps es redueix pràcticament a un 50%, ja que tot el procés està totalment automatitzat.

La implementació de Click & Sign va ser molt fàcil. La documentació és molt clara, l'equip de suport ens va ajudar quan vam tenir algun dubte i la integració d'aquest servei al nostre producte pràcticament va ser qüestió de dies o setmanes.

Pablo Sánchez, CEO de Suntropy

Finalment, recomanaries el servei?

Recomanaria el servei a startups tecnològiques que estan començant ara, que necessitin una solució àgil per implementar al seu producte de signatura digital. En aquest cas, Click & Sign ho posa molt fàcil, és fàcil d'integrar, té un servei de suport a disposició del client i la veritat que és la solució ideal per començar en aquest tipus de coses.

Conclusió

Suntropy ha digitalitzat i automatitzat tot el procés de signatura de documentació amb traçabilitat total de la informació integrant Click & Sign. Gràcies a Click & Sign, han esdevingut una solució més completa, estalviant temps i agilitzant el procés de venda.